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纽约-广州定向捐赠指南

1月25日,母校附属医院宣布物资告急。校友会立刻行动起来,号召捐款、购买物资、疏通物流......一切听上去很明确,但当真正着手去做的时候,才发现其中涉及的每一步都包含了无数细节、无数相关方。最终落实到每一个执行方,所有执行方越能尽可能无缝接合,才能让项目执行如润滑过的机器一般运转起来,最终达成按时间落实项目的目标。



在过去几周里,中大美东校友会与中山医美东校友会联合募集医疗物资,完全参照国内慈善捐赠要求获得运输审批。第一批医疗物资已于2月2日免费搭乘南航纽约直飞广州的航班,北京时间2月3日下午落地后由母校合作的通关公司完成清关手续,并于2月4日一早从机场提货、直接送往定向捐赠医院。截至发稿时止,我们联合捐赠的第二批物资,共12万7千余件,也已抵达广州白云机场。


在这个过程中,有很多组织和个人私信问我具体手续、物流推进问题,因此特整理我们本次捐赠的经验教训,希望能够为其他希望捐赠的组织与个人提供有用信息。

假设完全遵守国内慈善捐赠手续(例如:定向捐赠广东省内医院),最理想化的执行统筹如果用一图以蔽之,大致长这样(图片很复杂但不要慌,底下有说明书):


分步操作图解


1. 宣传先行,公示全程

每一步都采集照片甚至视频信息,为捐款人负责,也提升大家对组织的信心。

2. 物资采购与航空货运代理联系并行

  1. 物资采购之前,必须与受赠医院核定物资规格(向医院提供具体产品型号和标准,方便对方消化信息,快速做出决定)。确定医院可以接受,然后下单(但医院可能很忙,信息反馈不够快,而物资采购必须争分夺秒,因此可以根据美国医院采购标准及CDC名录来采购,下单要快);

  2. 航空公司与地面货运代理的联系须在物资到货前确认;

  3. 纽约飞广州属南航的直达航班最快。南航基本每天有一班飞机10点40从JFK离岗、第二天北京时间下午3点半在广州落地、通关(但随着疫情升级,可能有越来越多的航班被取消,需要跟南航确认,最新消息是南航2月16号之后的航班全部取消)。


3. 物资捐赠清单制作

下单后即刻根据采购物资清单制作《海外捐赠意向书》、《接受境外慈善捐物资进口证明》和《装箱清单及发票》

  1. 三个文件都有模板可用;需要有省慈善总会地址、联系人、电话,受赠单位地址、联系人、电话;

  2. 《境外捐赠意向书》的捐赠单位必须是省慈善总会,并标明“定向捐赠给XX单位”,需要有捐赠方的letterhead并签名方可生效,总金额需要加上折成人民币后的数字,模板里的捐赠清单里每一种物资都要单列、每一列都必须填写,不能留空

  3. 受赠单位需要写准确全称

  4. 《接受境外慈善捐物资进口证明》是替受赠医院做的文件,节约医院时间,需要有完全匹配捐赠意向书的物资清单,目标是受赠医院直接可用、可以直接打印了拿去给省慈善总会盖章(盖章一般当天或次日能拿到电子版),受赠医院也会再备一份《接收捐赠物资》文件盖章;如果航运直达广州,则清关和目的地海关都填广州海关;如果航班非直飞、需要在国内城市中转,则受赠书填写的清关城市就不是广州了,具体情况具体分析;

  5. 《装箱清单》最流行的模板中缺少必要信息,需要增加发票号invoice number、品牌、规格型号、单价、原产国和目的地海关。每种物资都按照捐赠书、受赠书清单里的物资顺序单列,完全匹配(因为信息可能带英文,而国内读英文可能有障碍,因此按照盖章文件列更方便海关人员阅读);

  6. 一旦受赠书盖章完毕,便可以把对应的签字版《海外捐赠意向书》原件寄回国内医院指定地址——在盖章后寄;没盖章之前文件可能会有改动,最终两份文件的物资内容必须完全一致,而国内提货时不需要原件(后面补手续时要原件),因此可以等等);

  7. 捐赠书签字、受赠书盖章务必在物资抵达机场前发送给货运代理和航空公司(虽然很多组织个人是在为疫情做慈善募捐,也有一小撮人趁着慈善物流免费夹带私物、发国难财,因此文件审查会严)。


4. 货运代理

确定物资到货日期后,立刻联系货运代理收货

  1. 两步:送物资去本地仓库打板(任意车辆都可;打板,即把物资按照航空货运的打包标准装箱,有限定体积,多用pallet);TSA资质的货车从本地仓库提货发往机场(无TSA资质的车辆无法进入机场仓库区);

  2. 时间很重要;如果想赶上南航第二天上午的飞机,物资必须在头一天晚上9点前到达机场完成交接;

  3. 推荐在去仓库之前把所有物资箱子都贴好标签(捐赠方、受赠方);尤其如果有多个受赠人(多单),标签能够大大加快仓库打板速度;

  4. 推荐亲自联系车辆运送至货运代理指定仓库地点以节约时间(注:此仓库肯定不在机场);

  5. 装箱清单需要随物资一起送达仓库,并由仓库签名、证明收货完成(货运代理与仓库不一定是同一个责任方);

  6. 货运代理需要制作提单、与航空公司订舱(必须提醒货运代理,主单的收货人要写通关公司的公司名、地址等信息,确保通关公司可以在机场直接提货,一旦收货人写成省慈善总会,物资可能会在海关滞留,直到通关公司从省慈善总会拿到盖章的慈善物资提货文件原件;主单收货人地址在飞机落地之前都可以更改;一次物资运输无论有几个受赠方都只有一张主单);提单信息需要提供给提货货车司机;

  7. 货运代理与TSA货车公司也可能是不同的责任方,TSA货车需要提供货运代理的提单信息从仓库提货,并由货车和仓库方签字确认;

  8. 一定要提醒货运代理提早预约TSA货车(美国很多货运公司晚上不加班、周末不上班)。

5. 通关公司

发送所有清关文件的电子版给受赠单位指定的通关公司(目标是通关公司可以直接从机场提货,这样才能保证物资从机场直达受赠单位)

  1. 还需要发航班信息、预计到达时间;

  2. 网传必需的医疗产品三证,是不需要的(本次疫情特殊、免除了这项文件);

  3. 第3步里的三份文件(捐赠书、受赠书、装箱清单及发票)是核心,外加货运代理提供的航运单、航运标签、产品图片;

  4. 如果有多个捐赠方,报关单(由通关公司准备)可能每单只能有一个捐赠方,单此报关单不影响其他文件如箱单、捐赠书等。


6. 航班抵港

  1. 航班到达,通关公司清关(当天完成)、提货(第二天一早)、运输物资去受赠医院(提货当天出发);

  2. 国内中转的清关、提货、运输时间,因为异地,可能都会延长。


7. 补办手续

受赠医院补办慈善物资提货手续(本次疫情特事特办)


以上便是我对我们首批物资捐赠全程的总结。


全程涉及供应商、受赠医院、货运代理、仓库、TSA货车运输、航空公司、通关公司、受赠医院手续代理单位等环环相扣,又要与时间赛跑,因此沟通统筹要求相对较高。在整个流程中有四个关键时间节点,直接影响物资捐赠的进度:

  • 下单符合要求的物资

  • 与货运代理敲定收货,同时制作必要文件

  • 受赠文件盖章完毕、货代出提单、订舱,有TSA货车可以提货去机场

  • 提货所需文件全部邮件给通关公司


跨国物资捐赠的流程就是这样,每前进一迈,可能都要付出巨大力气。当我们必须与时间赛跑,就更需要手术刀式的精准统筹,避免过程中的阻滞甚至出现违规。如果您看完文章对其中步骤有问题或者有补充,欢迎留言交流。海外捐赠物资回国抗击疫情,我们是同战壕的战友。

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